HRM là tính năng giúp chủ quán quản lý toàn bộ nhân sự trên một nền tảng duy nhất. Bạn có thể thiết lập ca làm việc, chấm công bằng khuôn mặt, theo dõi thời gian làm việc, quản lý thưởng – phạt và làm cơ sở để tính lương chính xác. Để bắt đầu sử dụng, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước dưới đây.
Bước 1: Kích hoạt tính năng HRM
Tính năng HRM không được bật mặc định trên tất cả tài khoản. Nếu tài khoản của bạn chưa có tính năng này, vui lòng liên hệ Fanpage Facebook Analy hoặc nhân viên hỗ trợ Analy để được kích hoạt.
Sau khi được mở quyền sử dụng, bạn có thể bắt đầu cấu hình hệ thống tại: https://hrm.analy.co/
Bước 2: Thiết lập mật khẩu lần đầu
Lần đầu đăng nhập vào hệ thống HRM, hãy chọn “Thiết lập mật khẩu lần đầu”.
Lưu ý: Mật khẩu của HRM được thiết lập riêng và không sử dụng chung với mật khẩu đăng nhập phần mềm Analy nhằm tăng cường bảo mật thông tin nhân sự.
Sau khi hoàn tất, đăng nhập bằng mật khẩu mới để bắt đầu sử dụng.
Bước 3: Cấu hình ca làm việc và ngày làm việc
Sau khi đăng nhập thành công: Vào mục Cài đặt → Ca làm việc: Tiến hành tạo các ca làm việc phù hợp với mô hình vận hành của quán.
Ví dụ:
- Ca sáng
- Ca chiều
- Ca tối
Tiếp theo, thiết lập ngày làm việc tương ứng cho từng ca từ Thứ Hai đến Chủ nhật theo lịch làm việc của nhân viên. Việc cấu hình này sẽ là cơ sở để hệ thống ghi nhận thời gian chấm công và tính lương chính xác.
Bước 4: Thiết lập các khoản thưởng và phạt
Truy cập: Vào mục Cài đặt → Thưởng / Phạt: Tạo các khoản thưởng hoặc khoản phạt theo chính sách đang áp dụng tại cửa hàng, ví dụ:
- Thưởng doanh số
- Thưởng chuyên cần
- Phạt đi trễ
- Phạt nghỉ không phép
- Các khoản thưởng, phạt khác theo quy định của quán
Những khoản này sẽ được áp dụng khi tính lương cho nhân viên.
Bước 5: Thêm nhân viên
Truy cập: Vào mục Nhân sự → Danh sách nhân viên → Thêm nhân viên
Bạn không bắt buộc phải nhập đầy đủ toàn bộ thông tin cá nhân của nhân viên. Tuy nhiên, cần cấu hình các thông tin quan trọng sau:
- Mã PIN dùng để Check-in / Check-out
- Hệ số tính lương
- Ca làm việc
- Ngày làm việc
- Các thông tin cần thiết khác theo mô hình quản lý của quán
Sau khi lưu, tên nhân viên sẽ xuất hiện trong danh sách chấm công.
Bắt đầu sử dụng chấm công
Sau khi hoàn tất các bước cấu hình, hệ thống đã sẵn sàng để đưa vào vận hành. Trên thiết bị đặt tại quán:
Vào tab Vận hành → Chấm công
Khuyến nghị sử dụng thiết bị có camera trước để hệ thống chụp khuôn mặt khi nhân viên Check-in và Check-out.
Tại màn hình chấm công:
- Nhân viên chọn tên của mình.
- Nhập mã PIN
- Thực hiện Check-in khi bắt đầu ca làm.
- Thực hiện Check-out khi kết thúc ca làm.
- Tạo lịch nghỉ phép
Toàn bộ lịch sử chấm công sẽ được hệ thống lưu lại tự động. Nếu quên một trong các thao tác trên có thể truy cập lại lần nữa và tạo lại đề xuất cập nhật.
Quản lý nhân viên từ xa
Chủ quán hoặc quản lý không cần có mặt trực tiếp tại cửa hàng vẫn có thể theo dõi hoạt động của nhân viên. Truy cập hệ thống quản lý HRM và vào: Chấm công
Tại đây, bạn có thể:
- Theo dõi thời gian Check-in và Check-out của từng nhân viên.
- Kiểm tra địa điểm chấm công từ xa.
- Xem lịch sử chấm công theo từng ngày.
- Phát hiện các trường hợp đi trễ, về sớm hoặc chấm công không đúng quy định.
- Quản lý nhân sự tập trung trên một nền tảng duy nhất.
Tổng kết
Tính năng HRM – Quản lý nhân sự, Chấm công & Tính lương của Analy giúp chủ quán chuẩn hóa quy trình quản lý nhân viên, giảm thao tác thủ công và nâng cao hiệu quả vận hành.
Chỉ với vài bước cấu hình ban đầu, bạn đã có thể:
- Quản lý danh sách nhân viên tập trung.
- Thiết lập ca làm việc linh hoạt.
- Quản lý thưởng, phạt theo chính sách của quán.
- Chấm công bằng khuôn mặt ngay tại cửa hàng.
- Theo dõi thời gian và địa điểm Check-in/Check-out từ xa.
- Hỗ trợ tính lương nhanh chóng và chính xác.
Nếu cần hỗ trợ kích hoạt hoặc hướng dẫn sử dụng HRM, vui lòng liên hệ đội ngũ Analy để được hỗ trợ nhanh nhất.