Trong quá trình vận hành quán, nhiều khi nhân viên quên nhắn nguyên vật liệu cần nhập, hoặc không biết lượng tồn kho cần bao nhiêu để nhập hàng tiếp, thiếu sự đối chiếu nguyên vật liệu thực tế dẫn đến thiếu hàng, sai sót, nhất là với nhân viên mới.
Tính năng phiếu nhập hàng và đề xuất nhập hàng tự động trên Analy sẽ giúp:
- Biết nguyên liệu nào sắp hết, số lượng cần nhập
- Tạo phiếu nhanh, rõ ràng, quản lý dễ, đối chiếu thuận tiện
- Giúp quán không lo thiếu hàng, không phụ thuộc vào trí nhớ của nhân viên, và kiểm soát kho chính xác hơn mỗi ngày.
Chuẩn bị: Thiết lập nguyên vật liệu trước khi sử dụng đề xuất nhập hàng bằng cách tạo danh sách nguyên vật liệu.
Hướng dẫn sử dụng:
🔹 Bước 1: Tạo phiếu nhập hàng thủ công: Trên thanh menu chính, chọn “Kiểm kê” → “Kiểm kho”. Nhấn “Tạo phiếu nhập”, nhập số lượng nguyên vật liệu bạn muốn nhập thêm và bỏ qua những nguyên liệu chưa cần nhập. Sau khi nhập hết nguyên vật liệu cần nhập, nhấn “Tạo phiếu” để hoàn tất.
Trường hợp tạo phiếu nhập hàng tự động: Hệ thống sẽ tự đối chiếu từ số lượng hàng tồn thực tế với số lượng tối thiểu mà người dùng cài đặt. Nếu số lượng hàng tồn thực tế ít hơn 40% so với số lượng hàng tối thiểu thì hệ thống sẽ đề xuất tự động danh sách các nguyên vật liệu kèm số lượng tương ứng.
🔹 Bước 2: Sau khi tạo phiếu nhập hàng thành công, vào lại mục “Kiểm kê” → “Phiếu nhập hàng”.
- Xem Lịch sử phiếu nhập, với các trạng thái:
- Vừa tạo phiếu: mới tạo
- Đã duyệt: quản lý/ chủ quán duyệt đơn nhập hàng
- Hoàn thành: đã hoàn tất nhập hàng vào kho, hệ thống sẽ tự động cộng vào kho nguyên vật liệu
- Chủ quán hoặc quản lý chọn Phê duyệt hoặc Từ chối tùy theo thực tế.
🔹 Bước 3: Khi hàng được giao tới cửa hàng và nhân viên đã nhận đủ, thì bấm “Hoàn thành” phiếu nhập hàng đó. Hệ thống sẽ tự động cộng dồn số lượng đang tồn kho với số lượng đã nhập thực tế trong Phiếu nhập hàng.
Tùy vào nhu cầu của quán, bạn có thể linh hoạt cài đặt số lượng hàng tối thiểu như sau:
- Số lượng hàng tối thiểu = 0: Danh sách đề xuất nhập hàng sẽ hiển thị toàn bộ nguyên vật liệu, bất kể tồn kho.
✅ Phù hợp với quán cần kiểm kê tất cả nguyên vật liệu mỗi ngày. - Số lượng tối thiểu là một con số cụ thể (ví dụ: 500g trà): Khi tồn kho còn dưới 40% mức này (< 200g), hệ thống sẽ đề xuất nhập.
✅ Phù hợp với quán có nhiều nguyên liệu, chỉ muốn hiển thị những nguyên liệu sắp hết trong đề xuất để dễ theo dõi hơn. - Vẫn muốn hiển thị đề xuất nhập dù chưa hết hàng: Nhập số lượng tối thiểu như bình thường, rồi thêm cài đặt “Đề xuất mỗi 0 ngày” (như ảnh) cho các nguyên vật liệu chưa đến mức tối thiểu nhưng vẫn cần theo dõi
✅ Phù hợp với nguyên vật liệu cần theo dõi định kỳ:- Theo dõi hằng ngày: sữa, topping, chanh,…
- Theo dõi khi gần hết: syrup, trà khô…
Mọi thông tin hướng dẫn khác vui lòng liên hệ bộ phận chăm sóc khách hàng tại trang Fanpage: Analy Quản lý đơn hàng F&B