Trong quá trình vận hành quán, nhiều khi nhân viên quên nhắn nguyên vật liệu cần nhập, hoặc không biết lượng tồn kho cần bao nhiêu để nhập hàng tiếp, thiếu sự đối chiếu nguyên vật liệu thực tế dẫn đến thiếu hàng, sai sót, nhất là với nhân viên mới.
Tính năng phiếu nhập hàng và đề xuất nhập hàng tự động trên Analy sẽ giúp:
- Biết nguyên liệu nào sắp hết, số lượng cần nhập
- Tạo phiếu nhanh, rõ ràng, quản lý dễ, đối chiếu thuận tiện
- Giúp quán không lo thiếu hàng, không phụ thuộc vào trí nhớ của nhân viên, và kiểm soát kho chính xác hơn mỗi ngày.
Chuẩn bị: Thiết lập nguyên vật liệu trước khi sử dụng đề xuất nhập hàng bằng cách tạo danh sách nguyên vật liệu.
Hướng dẫn sử dụng:
1. Cấu hình nguyên vật liệu trong phiếu nhập hàng
Mục nguyên vật liệu sẽ là nơi để mình cấu hình danh sách các nguyên vật liệu xuất hiện trong phiếu nhập hàng. Quán cấu hình theo nhu cầu hiển thị như sau:
- Nguyên vật liệu nào không muốn xuất hiện trong phiếu nhập hàng: Tick vào ô ở cột Không hiện trong phiếu nhập hàng.
- Không tích thì sẽ luôn xuất hiện trong phiếu nhập hàng.
- Cấu hình thêm, nếu có các nhu cầu này:
- Set số lượng hàng tối thiếu là 0: Để hệ thống luôn hiện nvl này, bất kết số lượng hàng tồn là bao nhiêu. Ví dụ: Bột kem cheese có số lượng hàng tối thiểu là 0, thì sẽ luôn xuất hiện trong phiếu nhập hàng.
- Hệ thống tự động đề xuất nhập hàng sau n ngày: Thường áp dụng cho các nvl không trừ kho theo số lượng cụ thể. Trong mục Cài đặt thêm => Chọn đề xuất theo khoản thời gian. Ví dụ: Bịch 1 kg cần đề xuất nhập hàng sau 7 ngày.
2. Tạo phiếu nhập hàng trên trang quản lý cửa hàng:
Phù hợp cho bộ phận kế toán, phụ trách quản lý số sách số liệu…. thực hiện tạo phiếu nhập hàng ngay trên hệ thống quản lý, chỉ cần chuyển đổi qua các mục là có thể thấy ngay số liệu.
Phiếu được tạo xong, có thể chuyển trạng thái Phê duyệt => Hoàn thành để cộng toàn bộ số lượng nvl vào kho ở mục Nguyên vật liệu.
Hoặc từ chối để xóa phiếu nhập đó tạo lại cái mới.
Để xem lại lịch sử nhập hàng, xem ở mục Nguyên vật liệu => Lịch sử nhập hàng & có thể xuất dữ liệu dạng file excel tổng số lượng hàng nhập thoe khoản thời gian theo mong muốn.
3. Tạo phiếu nhập hàng trên app:
- Dành cho trường hợp quán muốn đưa nhân viên tại cửa hàng chịu trách nhiệm kiểm kê và đề xuất nhập hàng mỗi ngày.
- Ở tab vận hành, chọn “Kiểm kê” → “Kiểm kho”. Nhấn “Tạo phiếu nhập”, nhập số lượng nguyên vật liệu, nhấn “Tạo phiếu” để hoàn tất.
Sau khi tạo phiếu nhập hàng thành công, vào lại mục “Kiểm kê” → “Phiếu nhập hàng”.
- Xem Lịch sử phiếu nhập, với các trạng thái:
- Vừa tạo phiếu: mới tạo
- Đã duyệt: quản lý/ chủ quán duyệt đơn nhập hàng
- Hoàn thành: đã hoàn tất nhập hàng vào kho, hệ thống sẽ tự động cộng vào kho nguyên vật liệu
- Chủ quán hoặc quản lý chọn Phê duyệt hoặc Từ chối tùy theo thực tế.
- Khi hàng được giao tới cửa hàng, nhân viên kiểm tra số lượng và trạng thái hàng hóa trong phiếu đã đúng và đủ, thì bấm “Hoàn thành” phiếu nhập hàng đó. Hệ thống sẽ tự động cộng tiếp vào số lượng tồn kho của nguyên vật liệu.
4. Xem lại lịch sử phiếu
- Vào tab Vận hành => chọn phiếu nhập hàng để xem danh sách lịch sử Phiếu nhập hàng.
Với tài khoản Analy đã mở tính năng Phân quyền thiết bị, thì các vai trò Admin và Quản lý có thể theo dõi thông tin tồn kho theo thời gian thực ngay trên app.
Mọi thông tin hướng dẫn khác vui lòng liên hệ bộ phận chăm sóc khách hàng tại trang Fanpage: Analy Quản lý đơn hàng F&B