Lợi ích tích hợp hóa đơn điện tử vào phần mềm bán hàng
Các bước tích hợp hóa đơn điện tử vào Analy
Hướng dẫn việc xuất hóa đơn điện tử:
Việc kết nối hóa đơn điện tử trực tiếp trên Analy mang lại cho quán nhiều lợi ích:
- Tạo hóa đơn tự động, trực tiếp từ thông tin đơn hàng – không cần nhập lại thủ công, giảm sai sót.
- Hỗ trợ tuân thủ đúng quy định của cơ quan thuế.
- Phân chia dữ liệu hóa đơn theo từng chi nhánh (nếu có nhiều cửa hàng)
- Đặc biệt phù hợp với các quán F&B, chuỗi nhà hàng, quán ăn cần xuất hóa đơn thường xuyên.
Chuẩn bị:
- Tài khoản Analy cần có tính năng Liên kết hóa đơn điện tử
- Mua dịch vụ Hóa đơn điện tử và chữ ký số từ 1 trong 3 nhà cung cấp: Misa, Viettel invoice, hoặc Win invoice.
- Có thông tin đăng nhập và mật khẩu từ nhà cung cấp hóa đơn để cấu hình vào hệ thống của Analy.
Các bước tích hợp hóa đơn điện tử vào Analy
Bước 1: Đăng nhập vào trang Quản lý cửa hàng (https://store.analy.co/) ➡️Vào mục Hóa đơn điện tử ➡️ chọn Cấu hình hóa đơn điện tử.
Bước 2: Chọn nhà cung cấp hóa đơn bạn đang sử dụng. Nhập thông tin kết nối: tên đăng nhập, mật khẩu, mã số thuế, mã mẫu hóa đơn, tỷ lệ VAT, các nguồn đơn xuất hóa đơn.
*Lưu ý: Với Misa thì Tên đăng nhập là Email của tài khoản.
Với Hộ kinh doanh thì tỷ lệ VAT nhập số 0
Bước 3: Trong mục Thông tin khách hàng, có thể cấu hình như sau: Tên mặc định: Khách lẻ và Địa chỉ mặc định: Khách hàng không cung cấp địa chỉ. Nếu quán không nhập nội dung gì ở 2 mục này, hệ thống sẽ đồng bộ thông tin khách hàng có trong thông tin đơn hàng và địa chỉ cửa hàng để xuất hóa đơn.
Thời gian xuất hóa đơn: ngay khi đơn hoàn tất, tự động xuất hóa đơn theo từng khung giờ, đề xuất nên tạo 5 khung giờ như sau: 12h00, 14h30, 17h30, 20h00, 21h00. Để đảm bảo hệ thống xuất ổn định lượng đơn hàng Food-app, và dễ truy lại chi tiết hóa đơn.
Thời gian xuất hóa đơn tự động sẽ được áp dụng cho tất cả nguồn đơn hàng đã chọn trong cấu hình (ở trên). Nếu quán muốn xuất hóa đơn ngay khi hoàn thành cho đơn tại quán và website thì có thể tick vào ô Cho phép xuất hóa đơn tự động sau khi đơn hàng tại quán hoàn thành.
Có 2 trạng thái xuất HĐĐT:
- Chỉ xuất hóa đơn nháp: Đơn hàng sẽ được đồng bộ qua trang HĐĐT ở trạng thái nháp, quán vào trang HĐĐT để tự phát hành (ký) thủ công trên hệ thống HĐĐT. Lưu ý: để chỉnh sửa hoá đơn chính thức cần thực hiện trên hệ thống HĐĐT.
- Tự động phát hành: hệ thống xuất hoá đơn ở trạng thái đã ký và phát hành thành hoá đơn chính thức lên Cơ quan thuế, quán theo dõi Lịch sử xuất hóa đơn tại trang HĐĐT.
Hướng dẫn việc xuất hóa đơn điện tử:
Bước 1: Trong mục Lịch sử đơn hàng ➡️ Chọn đơn hàng cần xuất hóa đơn ➡️ Chọn Xuất hóa đơn thủ công ➡️ Chọn Xác nhận.
Bước 2: Sau khi xuất hóa đơn thủ công và thấy nội dung được cập nhật chuẩn, có thể xuất tất cả hóa đơn trong ngày.
***Lưu ý:
- Nếu đã set 5 khung giờ xuất hóa đơn tự động thì phải thực hiện việc xuất hóa đơn thủ công tránh 5 khung giờ đã set. Không thực hiện việc xuất thủ công gần với khung giờ đã set.
- Ở hệ thống của hóa đơn điện tử, ví dụ Misa, chỉ được thực hiện việc Xem và Xuất hóa đơn, không thực hiện LƯU, vì sẽ làm sai hệ số và giá trị hóa đơn bị sai.
Mọi thông tin hướng dẫn khác vui lòng liên hệ bộ phận chăm sóc khách hàng tại trang Fanpage: Analy Quản lý đơn hàng F&B